SEBASTIAN REHLING · DATENSTRUKTUR-ARCHITEKT
Mehr Zeit für deine Kunden.
Weniger Aufwand mit deinen Kundendaten.
Ich helfe dir als Unternehmer oder Geschäftsführer, den täglichen Aufwand mit Kundendaten zu reduzieren:
Kundeninformationen finden, ohne mehrere Programme und Listen zu durchsuchen.
Weniger Angaben doppelt pflegen oder von Hand übertragen.
Seltener Rückfragen klären, weil dein Team den aktuellen Stand selbst sieht.
20‒30 Minuten / Direkt mit mir / Unverbindlich
Ich kümmere mich um die Umsetzung – von euren vorhandenen Daten bis zur Einführung im Team.
ZEITGEWINN AUS DER PRAXIS
maep GmbH · Vertrieb und Recruiting
Ca. 3 Stunden pro Tag
weniger Recherche vor der
eigentlichen Kundenarbeit.
Kontakthistorien waren vorhanden, aber im Alltag schwer nutzbar. Durch ihre Aufbereitung, eine Umkreissuche und automatisierte Recherche mussten Mitarbeiter Informationen nicht mehr jedes Mal neu zusammensuchen.
Das Ergebnis: eingesparte Recherche‒ und Einarbeitungszeit.
Weniger Handarbeit. Belegt an konkreten Kundenprojekten
CLS Express Logistics GmbH · Auftragsbearbeitung
Ca. 6 Stunden
weniger Erfassungsaufwand pro Tag.
Statusmeldungen aus E-Mails werden automatisch verarbeitet und zwischen den beteiligten Systemen ausgetauscht. Die manuelle Übertragung entfällt.
Die Zeitangabe stammt aus der Kundenrückmeldung zu diesem Projekt. Sie ist kein allgemeines Einsparversprechen.
Hier geht im Alltag Zeit verloren
Ein Kunde ruft an. Und die Suche beginnt.
Die letzte Absprache steht in einer E-Mail. Das Angebot liegt in einem anderen
Programm. Bevor jemand antworten kann, muss erst alles zusammengesucht werden.
Jede Suche kostet ein paar Minuten.
Dein Team springt zwischen Kundenverwaltung, E-Mails und Excel hin und her. Bei einem Vorgang fällt das kaum auf. Bei vielen Kunden wird daraus ein fester Teil des Arbeitstages.
Bei Rückfragen wirst du unterbrochen.
Du kennst die Vorgeschichte. Also fragt dein Team bei dir nach. Deine eigene Aufgabe bleibt liegen, bis geklärt ist, was mit dem Kunden besprochen wurde.
Die Vertretung arbeitet sich durch alte E-Mails.
Der Kunde ist bekannt, der aktuelle Stand nicht. Also werden Nachrichten gelesen, Kollegen gefragt oder Mitarbeiter im Urlaub angerufen.
Dieselbe Angabe wird mehrfach eingetragen.
Eine neue Adresse oder ein Ansprechpartner muss in mehreren Programmen geändert werden. Später kommt noch der Abgleich dazu: Welche Angabe stimmt eigentlich?
Vor dem Nachfassen muss erst recherchiert werden.
Bevor jemand zum Angebot anruft, liest er alte Nachrichten und sucht die letzte Absprache. Ein eigentlich kurzer Kundenkontakt braucht dadurch unnötig viel Vorbereitung.
Für jede Auswertung entsteht eine neue Liste.
Du möchtest wissen, welche Angebote offen sind. Bevor du eine Antwort bekommst, muss jemand Daten exportieren, ergänzen und von Hand abgleichen.
So könnte euer Überblick aussehen · Beispiel
Den Kunden aufrufen. Den Stand kennen.
Ohne erst mehrere Programme zu durchsuchen.
Weniger Sucharbeit beginnt bei den Daten
Die Information muss dort
sein, wo dein Team sie braucht.
Ich bringe Kunden, Ansprechpartner, Absprachen und Aufgaben so zusammen, dass dein Team den nächsten Schritt erkennt, ohne sich erst durch alte Nachrichten zu arbeiten.
Dafür prüfe ich, welche Angaben ihr braucht, wo sie liegen und wie sie zwischen euren Programmen weitergegeben werden. Ich bereinige die vorhandenen Daten, richte die passende Struktur ein und verbinde die Systeme.
Ein neues CRM ist dabei nicht automatisch die Lösung. Was euch im bestehenden System gut unterstützt, bleibt. Ein Wechsel muss die Arbeit erleichtern, nicht nur die Oberfläche verändern.
Was ich konkret für dich übernehme
Ich kümmere mich um die Umsetzung.
Damit ihr im Alltag weniger Arbeit habt.
Unnötigen Aufwand finden.
Ich schaue mir an, wo ihr sucht, nachfragt oder Angaben mehrfach pflegt. Gemeinsam mit dir und den beteiligten Mitarbeitern legen wir fest, welche Aufgaben zuerst einfacher werden sollen.
Informationen schneller finden.
Wir bestimmen, welche Angaben zu einem Kunden gehören und wie dein Team sie aufrufen kann. Ich prüfe euer vorhandenes System und unterstütze dich bei der Auswahl, falls ein anderes besser passt.
Doppelte Einträge auflösen.
Ich führe die benötigten Daten zusammen und vereinheitliche Angaben, damit ihr nicht ständig verschiedene Einträge vergleichen müsst. Die Übernahme in die neue Struktur wird vor der Umstellung getestet.
Weniger von Hand übertragen.
Ich verbinde eure Programme und relevante Datenquellen, soweit das technisch möglich und sinnvoll ist. So müssen Angaben nicht erneut abgetippt werden, nur weil der nächste Arbeitsschritt in einem anderen System stattfindet.
Im Team damit arbeiten.
Wir gehen die neue Arbeitsweise an echten Vorgängen durch und klären, wer welche Angaben pflegt. Was im Alltag noch umständlich ist, passen wir an – damit nicht doch wieder eine zusätzliche Excel-Liste entsteht.
Du brauchst eure Daten nicht vorher selbst aufräumen. Ich übernehme die technische Arbeit; dein Team bringt sein Wissen über den Alltag ein.
Mirko Pohl
Geschäftsführer maep GmbH
Problem
Bei der maep GmbH lagen wichtige Informationen bereits im Cobra CRM vor, im Arbeitsalltag waren sie für Mitarbeiter aber nur schwer nutzbar. Kontakthistorien mussten manuell durchsucht, Informationen zusammengesucht und bestehende Daten immer wieder neu interpretiert werden. Dadurch entstanden unnötige Recherche- und Einarbeitungszeiten im Vertrieb und Recruiting.
Ziel
Das Ziel war, bestehende Informationen erstmals so aufzubereiten, dass Mitarbeiter schnell auf relevante Kontakte, Zusammenhänge und Potenziale zugreifen können, ohne jedes Mal wieder bei null anzufangen. Gleichzeitig sollten neue Vertriebsmöglichkeiten sichtbar werden, die zuvor im Tagesgeschäft verborgen geblieben sind.
Lösung
Dafür haben wir die vorhandenen Kontakthistorien strukturiert und leicht zugänglich gemacht, automatisierte Rechercheprozesse aufgebaut und eine Umkreissuche integriert. Dadurch konnten passende Einrichtungen, Ansprechpartner und Potenziale systematisch identifiziert werden, ohne manuelle Recherche. Das Ergebnis war eine deutlich effizientere Nutzung bestehender Daten für Vertrieb und Recruiting sowie eine spürbare Entlastung der Mitarbeiter im Alltag.
Problem
Bei Marc Torke war bereits ein CRM-System vorhanden, aber es fühlte sich eher wie ein großes Puzzle an: viele Daten, Leads und Kontakte lagen vor, mussten gepflegt, verstanden und sinnvoll genutzt werden, aber die Übersicht ging an vielen Stellen verloren. Dadurch kostete das System viel Zeit und Geld, ohne dass klar genug sichtbar wurde, welche Kunden wirklich relevant sind, welche Möglichkeiten in den vorhandenen Daten stecken und wie sich daraus konkret mehr Umsatz entwickeln lässt.
Ziel
Das Ziel war, aus diesem ungeordneten System eine klare Struktur zu machen, damit Marc seine Daten, Leads und Kontakte sicher nutzen kann. Es ging darum, das Gesamtbild zu verstehen, die richtigen Kunden besser betreuen und beraten zu können und die Möglichkeiten von KI und Automatisierung nicht nur theoretisch zu kennen, sondern praktisch im eigenen Unternehmen einzusetzen. Wichtig war dabei auch, dass das System beim Öffnen nicht wieder wie „1.000 Dinge durcheinander“ wirkt, sondern Orientierung, Ordnung und Sicherheit gibt.
Lösung
Gemeinsam wurde das vorhandene Puzzle in kurzer Zeit neu sortiert und in eine nutzbare Struktur gebracht. Aus den einzelnen Puzzleteilen entstand ein System, das Marc nachvollziehen und im Alltag einsetzen kann, mit mehr Klarheit über Daten, Leads und Kontakte und mit einem Fundament, auf dem er weiterarbeiten kann. Besonders wichtig war ihm dabei die Art der Zusammenarbeit: ernst genommen werden, Unterstützung spüren, auch bei Unsicherheiten, und das Gefühl haben, dass die andere Person wirklich möchte, dass er erfolgreich wird.
Marc Torke
Geschäftsführer Schwarzgurt-Mitarbeiter GmbH
Sebastian Rehling
Geschäftsführer der Bytealign GmbH
DEIN ANSPRECHPARTNER
Ich bin Sebastian.
Ich entwickle Lösungen, die Arbeit abnehmen und Kosten sparen.
Seit 2015 führe ich die Bytealign GmbH in Hannover. Elf Jahre habe ich an Logistikanwendungen gearbeitet – an Software für Menschen, die jeden Tag Aufträge bearbeiten und den Überblick behalten müssen.
Heute liegt mein Fokus auf Kundendaten und den Abläufen dahinter. Mich interessiert, wie viel Zeit ein Mitarbeiter braucht, um eine Kundenfrage zu beantworten. Oder wie oft dieselbe Angabe von einem Programm ins nächste kopiert wird.
Als Datenstruktur‒Architekt plane ich, wie eure Informationen zusammengehören. Als Entwickler setze ich die Verbindungen und Abläufe auch um. Du bekommst also nicht nur ein Konzept, mit dem du anschließend allein dastehst.
Daran sollst du den Unterschied merken
Mehr Zeit für Kunden. Und
für deine eigenen Aufgaben.
Du sollst seltener unterbrochen werden. Dein Team soll Kunden betreuen können, statt den halben Vorgang erst rekonstruieren zu müssen.
Deshalb schauen wir auf konkrete Arbeitsschritte: Wo wird heute noch gesucht, nachgefragt oder doppelt gepflegt – und was davon wird durch die Umsetzung einfacher?
Kundenfragen lassen sich schneller beantworten.
Die letzten Absprachen und offenen Aufgaben stehen dort, wo dein Team arbeitet. Es muss nicht erst mehrere Postfächer durchsuchen.
Angaben müssen nicht mehrfach gepflegt werden.
Wo die Systeme verbunden sind, werden Informationen weitergegeben. Das erneute Eintragen und anschließende Vergleichen fällt weg.
Eine Vertretung braucht dich nicht für jeden Vorgang.
Sie erkennt, was zuletzt besprochen wurde und was als Nächstes ansteht. Du kannst dich um deine eigene Arbeit kümmern.
Ergänzend: laufende Kosten prüfen
Manchmal lässt sich auch die Software günstiger betreiben.
Beim Fleet Portal für Eurofleet wurde eine teure Standardlösung abgelöst. Neben weniger manueller Datenpflege sanken dadurch die laufenden Softwarekosten.
Eurofleet GmbH · Fleet Portal
Rund 83 %
weniger laufende Softwarekosten
Passt das zu deinem Unternehmen?
Dein Team hat genug zu tun. Aber zu viel davon ist Datenarbeit.
Ich unterstütze Dienstleister und inhabergeführte Betriebe, bei denen Kundeninformationen über Jahre in verschiedenen Programmen, Listen und Postfächern gewachsen sind.
Ihr betreut Kunden über längere Zeit und müsst Absprachen, Angebote und Aufgaben nachvollziehen können.
Suchen, Rückfragen und doppelte Einträge kosten euch im Alltag spürbar Zeit.
Du möchtest das ändern und bist bereit, auch Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe mit anzuschauen.
Ob ihr bereits ein CRM nutzt oder mit Excel und E-Mail arbeitet, ist für den Einstieg nicht entscheidend.
01
Du nennst eine konkrete Situation.
Im Formular hinterlässt du deine Kontaktdaten und beschreibst kurz, welche Arbeit euch gerade unnötig Zeit kostet.
02
Wir sprechen über den Aufwand.
Wie oft passiert das? Wer ist beteiligt? Was habt ihr schon versucht? Und möchtest du das Thema in absehbarer Zeit angehen?
03
Wir klären, ob eine Zusammenarbeit passt.
Ich sage dir offen, ob ich dir helfen kann. Wenn es passt, vereinbaren wir ein weiterführendes Gespräch über die mögliche Zusammenarbeit.
Das Erstgespräch ist keine vollständige Analyse und kein fertiges Lösungskonzept. Die konkrete Ausarbeitung erfolgt erst in der Zusammenarbeit.
HÄUFIGE FRAGEN
Was du vorher wissen möchtest.
Wie viel Zeit können wir dadurch gewinnen?
Sparen wir damit auch Kosten?
Müssen wir dafür ein neues CRM kaufen?
Wie viel Zeit muss mein Team selbst investieren?
Was passiert mit unseren vorhandenen Daten?
Wie lange dauert die Umsetzung?
Was kostet die Zusammenarbeit?
Setzt du dabei künstliche Intelligenz ein?
Der nächste Schritt
Lass uns darüber sprechen,
wo ihr jeden Tag Zeit verliert.
Was kostet euch immer wieder unnötig Aufwand? Erzähl mir davon. Du musst noch nicht wissen, welches System ihr braucht oder wie die Lösung aussieht.
SEBASTIAN REHLING
Datenstruktur-Architekt
Ein Angebot der Bytealign GmbH.
Bytealign GmbH
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